山东省地矿局五院积极探索项目档案管理模式,以标准化为指导,以项目需求为导向,初步探索了项目档案“三一两双”管理模式。

地质项目普遍具有投资大、周期长,涉及专业多、参加人员多、项目图纸多、基础资料多、成果资料多等特点,给档案工作带来一定的难度。地矿五院通过项目调研,积极探索档案管理模式,抓牢主责主业,推动档案管理规范化。

第一个“一”即一个项目一个档案管理网络。项目档案管理建立以项目主导部门为核心,以项目负责人、项目档案管理人员、技术质量主管部门、档案主管部门、技术人员组成的档案管理网络,明确职责、任务。档案管理网络建立实时沟通机制,定期开展档案管理网络查缺补漏。比如,项目成立之初,技术质量科同档案室及项目负责从库存档案中查找相关档案数据,形成数据链条,分析可利用的有价值的数据,指导项目初期建设。

第二个“一”即一个项目统一标准。根据项目专业类型,建立一套完备的项目档案管理标准。项目实施部门对项目档案负总责,对项目档案实行统一管理、统一标准。根据国家、行业和上级主管部门要求,将有关项目档案工作的标准、规范、制度整理施行。包括档案管理规定、项目文件的形成、整理、移交、归档管理办法,成果档案编制、评审、汇交管理,照片和音视频文件整理、归档办法,项目文件的归档范围和档案保管期限及密级,项目档案分类方案及细则等。

第三个“一”即一个项目备注小“tips”,收集归纳项目档案常见问题及解决办法。在日常的档案整理归档中,注意收集档案常见的问题、案例,分门别类建立文件夹和备注,帮助项目档案人员和档案管理工作者提高发现问题的能力,同时,也可以作为档案管理培训的素材,方便档案管理员学习项目档案管理知识,提高档案队伍的整体水平。

第一个“双”为双表,即“一张符合项目实际的归档范围和保管期限表”和“一张项目档案交接表”。项目主导部门结合项目内容、专业特点、管理模式等制定《归档范围和保管期限表》。归档范围涵盖项目全过程中形成的文字、图表、音像、实物、上级批示文件等,并在表中明确归档责任单位。项目完成后,根据项目档案条目,填写《项目档案交接清单》,纸质档案及电子档案分类提交入库。

第二个“双”为双人查验,即发挥“查缺补漏”的双人互检作用。双人查验,一般为技术质量科专业专家及档案室专业档案人员,从项目专业和档案专业双角度,保证档案工作全程可控。

(王力)

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